Minimalizowanie stresu w pracy - wskazówki dla menedżerów

Nikogo nie trzeba przekonywać, że stres ma szereg negatywnych konsekwencji zdrowotnych. Powoduje m.in. choroby układy nerwowego oraz trawiennego. Zestresowany pracownik charakteryzuje się również niższą produktywnością w pracy. Coraz więcej menedżerów, organizując pracę swojego zespołu, zwraca uwagę na kwestię stresu. Podejmowane są liczne działania mające na celu minimalizację tego negatywnego zjawiska.

Wydaje się, że stres to kwestia indywidualna i trudno go kontrolować. Każdy z nas inaczej reaguje na środowisko pracy i zadania, z jakimi przychodzi nam się mierzyć. Stąd wszelkie uniwersalne rozwiązania z góry skazane są na niepowodzenie. Czy rzeczywiście batalia ze stresem przypomina „walkę z wiatrakami”?

10 kluczowych obszarów do kontroli

Badania Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) pokazują, że dobre zarządzanie oraz optymalizacja warunków pracy pozwalają zredukować stres. W raporcie pt. „Stress Prevention at work Checkpoints” opublikowanym w 2012 roku znajdziemy praktyczne wskazówki, będące wynikiem międzynarodowych doświadczeń w walce z tym negatywnym zjawiskiem w miejscu pracy.

Eksperci przekonują, że istnieją metody pozwalające na pomiar poziomu stresu w pracy, domu czy w społeczności lokalnej. Najważniejsza jest identyfikacja stresorów, a następnie ich kontrola i łagodzenie. Istotne jest także to, aby nie traktować stresu w oderwaniu od innych niebezpieczeństw, a wszelkie działania podejmować przy partycypacji samych pracowników.

Raport MOP zawiera 50 tzw. punktów kontrolnych (ang. checkpoints), które warto przeanalizować, by potem dopasować je do własnej organizacji. Menedżerowie zazwyczaj stosują się do 20-30 z nich. W niniejszej publikacji znajdą Państwo zarys wybranych rozwiązań pogrupowanych w 10 następujących obszarów:

1. Przywództwo i sprawiedliwość,
   
2. Wymagania stanowiska pracy,
   
3. Kontrola pracowników,
   
4. Wsparcie społeczne,
   
5. Warunki pracy,
   
6. Work life balance,
   
7. Docenianie pracy,
   
8. Przemoc w miejscu pracy,
   
9. Bezpieczeństwo pracy,
   
10. Informacja i komunikacja.

Obszar 1: Przywództwo i sprawiedliwość

Zapobieganie stresowi w pracy to po pierwsze ustalenie jasnych zasad pracy w porozumieniu z samymi pracownikami. Podwładni muszą być świadomi, że działania managementu pozytywnie wpływają na poprawę warunków pracy.
Ważne jest również wdrożenie procedur chroniących pracowników przed dyskryminacją. W Europie najbardziej palącym problemem wydaje się być nierówne traktowanie kobiet i mężczyzn, zarówno pod względem podziału pracy i obowiązków, jak i przyznawania nagród i benefitów. Pracownicy powinni wiedzieć, do kogo mogą zgłaszać niesprawiedliwe traktowanie.

Coraz częściej zwraca się uwagę na znaczenie komunikacji nieformalnej. Organizowane są różne formy integracji menedżerów i podwładnych. Mogą to być z jednej strony spotkania nieformalne (poza miejscem pracy), jak i zorganizowane imprezy, wydarzenia sportowe czy wycieczki.

Kolejną wskazówką jest konieczność utrzymywania prywatności i poufności w relacjach przełożony-podwładny. Informacje o pracowniku dotyczące m.in. jego stanu zdrowia, dyskryminacji, bycia ofiarą przemocy nie mogą być wprowadzane do publicznego obiegu.

Podstawowa zasada, jaką jest szybka reakcja na pojawiające się problemy, bywa często trywializowana. Tymczasem podejmowanie decyzji z opóźnieniem w trudnych kwestiach doprowadza do nawarstwienia problemów, wzrostu poziomu stresu, a pośrednio do spadku wydajności pracowników.

Obszar 2: Wymagania stanowiska pracy

Pracowniczy stres bywa reakcją na zbyt duże obciążenie obowiązkami zawodowymi. Ustalając zakres zadań dla danego zespołu, należy brać pod uwagę potencjał pracowników oraz posiadane zasoby (liczba osób w zespole). Menedżerowie identyfikują problem obciążenia pracą najczęściej w trakcie rozmów z pracownikami oraz regularnie prowadzonej obserwacji. Zaniedbania w tym aspekcie prowadzą do utraty koncentracji oraz pogorszenia relacji z innymi pracownikami.

Kontrola obciążenia pracą powinna obejmować również identyfikację wygórowanych oczekiwań w stosunku do jednego pracownika. Po pierwsze, często mamy do czynienia ze stałym cedowaniem trudnych zadań na jedną osobę. Z drugiej strony, szczególnie w firmach produkcyjnych, zadania na wielu stanowiskach bywają bardzo łatwe i rutynowe. W obydwu przypadkach warto dokonywać rotacji obowiązków w ramach danej grupy pracowników.

Zbyt dużo obowiązków lub też za wysoki poziom trudności zadań może być tylko pozorną przyczyną stresu. W rzeczywistości zdarza się, że problem tkwi w źle dopracowanym harmonogramie. Staranne planowanie pozwala unikać presji czasu oraz irytacji. Chroni również przed popełnianiem błędów. Terminy warto negocjować nie tylko z klientami, ale także z samymi pracownikami, aby łatwiej móc wpasować je w rytm pracy zespołu.

Minimalizowanie stresu oznacza jasne delegowanie zadań i odpowiedzialności. W tym celu niezbędne jest stworzenie kompletnych opisów stanowisk. Warto również zastanowić się nad rzeczywistym celem zadań. Chodzi tutaj głównie o wybranie priorytetów (np. jakość czy ilość) tak, aby w przyszłości uniknąć niepotrzebnych konfliktów.

Obszar 3: Kontrola pracowników

Czasami warto zastanowić się nad zwiększeniem swobody pracownika czy też całego zespołu. Menedżer wyznacza cel i deadline, a pracownicy ustalają kolejność wykonywania pracy, wykorzystane narzędzia, metody itd. Pomocne w tym wypadku okazują się cykliczne zebrania poświęcone raportowaniu działań. Mogą to być spotkania poranne lub organizowane w ustalonych odstępach czasu (np. raz w miesiącu), w trakcie których pracownicy będą dyskutowali o problemach i możliwych rozwiązaniach. W razie konieczności niezbędne może okazać się rozszerzenie wiedzy, a więc kursy i szkolenia przeprowadzane w godzinach pracy lub ewentualnie w czasie wolnym.

Obszar 4: Wsparcie społeczne

Szeroko rozumiane wsparcie społeczne to utrzymywanie pozytywnych relacji na linii kadra zarządzająca – pracownicy oraz udzielanie obopólnego wsparcia. Opinie i skargi zgłaszane przez podwładnych do managementu nie powinny być ignorowane, a raczej traktowane jako pierwszy krok do wypracowania dobrych rozwiązań. Poczucie wsparcia budowane jest poprzez wzajemną pomoc i dzielenie się wiedzą oraz doświadczeniem. Szczególnie nowi pracownicy oraz ci, którzy odczuwają problemy, powinni mieć wyznaczonych doradców oraz mentorów. Takie dobre praktyki w relacjach warto komunikować na forum całej firmy. Czasem środki własne organizacji nie wystarczają do rozwiązania problemów. Przykładem mogą być uzależnienia od alkoholu, narkotyków a także stany depresyjne. Wtedy niezbędna okazuje się być współpraca z zewnętrznymi instytucjami społecznymi.

Obszar 5: Warunki pracy

Na poziom stresu wpływają oczywiście warunki pracy. Codzienne zmaganie się z zagrożeniami, strach przed utratą zdrowia czy życia może skutecznie paraliżować pracowników. Dotyczy to szczególnie sektorów, w których wypadków przy pracy jest najwięcej, takich jak górnictwo czy przetwórstwo przemysłowe. Podwładni bezpośrednio narażeni na utratę zdrowia muszą być świadomi istnienia procedur redukujących lub likwidujących wszelkie zagrożenia. W celu uzyskania tego efektu koniecznie są przede wszystkim informowanie pracowników o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy oraz jasny podział odpowiedzialności za bezpieczeństwo.

Obszar 6: Work life balance

Work life balance to w ostatnich latach temat bardzo modny, który praktycznie nie „schodzi z ust” menedżerów. Oznacza zachowanie równowagi między życiem osobistym a zawodowym. Coraz częściej mówi się o tym, że pracownik przemęczony i pozbawiony wypoczynku staje się po pewnym czasie mniej efektywny, a powierzone zadania wykonuje mechanicznie.

Epoka, w której wszyscy pracowali 8 godzin dzienne, dawno minęła. Czas pracy coraz częściej dostosowywany jest do potrzeb organizacji a także samych pracowników. Jednym ze sposobów na zachowanie tej wskazanej równowagi życiowej jest wprowadzenie elastycznego czasu pracy. To pracownik decyduje, kiedy zaczyna pracę i kiedy ją kończy, przy czym musi w danym okresie (np. w ciągu tygodnia) przepracować określoną liczbę godzin. Ale istnieją również inne sposoby na optymalizację czasu pracy. Warto rozważyć zatem dodatkowe przerwy, unikanie nadgodzin, planowanie wakacji, korzystniejsze rozplanowanie pracy zmianowej, pracę na niepełny etat, tzw. job sharing, czyli dzielenie się pracą.

Obszar 7: Docenianie pracy

W obszarze tym ważna jest poprawna identyfikacja wydajności pracy zespołu oraz wkładu poszczególnych pracowników w sukces firmy. Podwładni powinni być na bieżąco informowani o efektach i jakości ich pracy. Najlepsi muszą być doceniani. Dobrą praktyką jest publiczne ogłaszanie osiągnięć pracownika.

Warto jednak pamiętać, że każdy pracownik liczy na ocenę swojej pracy, niezależnie czy wykonuje ją poprawnie, czy nie. W przypadku niespełniania oczekiwań pracodawcy podwładny powinien być poinformowany o tym, co robi źle i jak może to poprawić. Docenianie pracy wiąże się również z informowaniem pracownika o możliwych ścieżkach rozwoju w firmie. Korzystnym rozwiązaniem wydają się regularne spotkania kierownika z podwładnym mające na calu poznanie jego opinii o miejscu pracy, obaw i problemów.

Obszar 8: Przemoc w miejscu pracy

Agresywne zachowania w miejscu pracy mają negatywny wpływ nie tylko na same ofiary, ale także na atmosferę w zakładzie. Są przede wszystkim źródłem permanentnego stresu. Jak chronić przed nimi pracowników? Pierwszym krokiem jest jasne zdefiniowanie takich zachowań, jak obrażanie i mobbing, przemoc fizyczna (w tym seksualna), groźba przemocy fizycznej, niemiłe „zaczepki”, oszczerstwo, obraza czy plotka. Pracownicy powinni zostać poinformowani, że każda z tych form jest nieakceptowana w miejscu pracy. Ważne jest również określenie źródła przemocy. Twórcy publikacji MOP twierdzą, że obrażanie i mobbing to głównie domena współpracowników oraz przełożonych (ang. insiders), natomiast przemoc lub jej groźbę stosują niejednokrotnie klienci oraz inne osoby z zewnątrz firmy (ang. outsiders). Reakcja przełożonych na przemoc w miejscu pracy powinna obejmować zarówno działania prewencyjne, jak i zaradcze. Istotne jest szkolenie pracowników w identyfikacji przemocy w miejscu pracy oraz nagradzanie tych, którzy informują przełożonych o istnieniu niepokojącej sytuacji.

Obszar 9: Bezpieczeństwo pracy

Dbanie o bezpieczeństwo pracy obejmuje zwiększanie stabilności zatrudnienia. Wpływa na nie stosowanie długich umów o pracę oraz unikanie tych krótkoterminowych. Umowy na piśmie powinny jasno określać warunki pracy, w tym wynagrodzenie. Na redukcję stresu w miejscu pracy wpływa świadomość otrzymywania regularnego wynagrodzenia oraz benefitów, o których mowa jest w umowie. Istotne jest jasne rozliczanie godzin nadliczbowych. Nieuzasadnione bądź niesprawiedliwe zwolnienia nie tylko szkodzą pracownikom, z którymi rozwiązywana jest umowa, ale mają także negatywny wpływ na tych, którzy wciąż wykonują swoją pracę.

Obszar 10: Informacja i komunikacja

Ostatni obszar – informacja i komunikacja – jest tak naprawdę składową wszystkich pozostałych obszarów. Redukcja lub likwidacja stresu to wynik dobrych relacji w miejscu pracy. Podwładni komunikują się zatem z pracownikami, dzięki czemu są w stanie zidentyfikować kwestie problematyczne. Eksperci MOP uzgodnili, że w zależności od kompetencji i możliwości technicznych należy wybrać odmienne kanały komunikacji. Jeśli informacje TRZEBA przekazać, niezbędna jest rozmowa poparta powiadomieniem pisemnym. Jeśli NALEŻY przekazać, to wystarczy list, e-mail, plakat itd. Jeśli MOŻNA przekazać, to warto korzystać z komunikacji elektronicznej.

Może się wydawać, że wymienione wyższej obszary nie wnoszą nic nowego, a rozwiązania, które proponują, znane są na pamięć większości polskich menedżerów. Eksperci OECD w sposób kompleksowy zebrali jednak najważniejsze elementy wpływające na poziom stresu w organizacji. Skorzystali przy tym z dobrych praktyk stosowanych przez firmy z całego świata. Analiza każdego z 10 wymienionych obszarów oraz odniesienie proponowanych rozwiązań do charakteru własnej organizacji mają szansę korzystnie wpłynąć na poziom stresu polskich pracowników. A mamy co poprawiać. Jak wynika z badań Extended DISC z 2009 roku, Polska ma jeden z najwyższych wskaźników stresu na świecie. Bijemy pod tym względem m.in. Wielką Brytanię, USA, Brazylię, a nawet Rosję.

Gabriela Jabłońska



Poznaj naszą ofertę Dowiedz się więcej / zamów badanie


Powrót do listy artykułów